Initiierung Projekt

Erklärung

Bevor ein Projekt entwickelt und umgesetzt wird, gibt es eine Initiierungsphase, die die Projektspanne zwischen Grundidee und Entwicklung (= Vorprojektphase) umfasst und der Projektvorbereitung dient.
Zu beachten ist, dass nicht jede Initiierung tatsächlich in ein Projekt mündet, wenn z.B. strategische Unternehmensziele voraussichtlich nicht erreicht werden können.

Die Initiierungsphase ist der Kern und Funke eines jeden Projekts. Werden hier grobe Fehler oder Fehleinschätzungen gemacht, ist es schwierig bis kaum möglich diese wieder zu korrigieren.
Die Vorprojektphase wird häufig von einem kleinen Kernteam rund um den künftigen Projektleiter / Projektmanager durchgeführt.

Um das Projekt inhaltlich zu strukturieren wird ein Lastenheft/Briefing angefertigt, wodurch auch eine Art Infrastruktur für das Projekt gelegt wird. Zusätzlich müssen weiterführende Phasen und verantwortliche Personen definiert werden. Nicht außer Acht gelassen werden dürfen auch das Budget, Ressourcen und eine erste zeitliche Einteilung. Das Wireframe (Strukturierung der Inhalte) wird zu einem Projektauftrag zusammengefasst.

STRATEGIE Projektmanagement
Projektmanagement ist das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten. Auf diese Weise werden Prozesse standardisiert und strukturiert – Ziel ist ein effizientes Erreichen von Unternehmenszielen. Es gibt hier verschiedene Vorgehensweisen und Methoden. Die Wahl einer bestimmten Vorgehensweise zur Projektdurchführung richtet sich meist nach:

Vorgaben der Organisation oder des Auftraggebers (Richtlinien)
Größe und Umfang des Projekts
Komplexität des Projekts
branchen-/produktspezifischem Vorgehensmodell
Projektart-Kategorie (Entwicklungsprojekt, Optimierungsprojekt, Lernprojekt, Wartungsprojekt, …)

MODELLE Projektmanagement (siehe Info-Grafiken)

1. Klassisches Projektmanagement
Das Projekt wird vorab phasenorientiert durchgeplant. Klassisches bzw. traditionelles Projektmanagement ist definiert durch in Meilensteine getrennte Abfolge der Projektphasen Initiierung, Planung, Überwachung und Steuerung sowie Fertigstellung. Der Projektablauf wird so gesteuert, dass Planabweichungen in Bezug auf Kosten, Zeit und Umfang minimal sind.

Vorteile:

klare Vorgabe dazu, wie das Projekt ablaufen soll
Kosten des Projektes können vor Projektbeginn geschätzt werden
Vorab-Fixierung des Endtermins des Projekts, somit gewisse Planungssicherheit
Größe und Auslastung der Ressourcen können für die gesamte Projektdauer fest zugeordnet und optimiert werden
Anwendung von traditionellen Controllingmethoden
Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts sind intuitiv verständlich

2. Agiles Projektmanagements
Iterative Vorgehensmodelle haben ihren Ursprung in der Softwareentwicklung. Die unterschiedliche Methoden setzen vor allem auf Flexibilität und Anpassung. Statt ausführlicher und umfangreicher Planung zu Beginn eines Projekts, setzt man auf das adaptive Planen sowie die schnelle Abstimmung im Team. Leitgedanken sind iteratives und inkrementelles Vorgehen, Flexibilität, Anpassung und Selbstorganisation. Das Projekt wird in zeitliche Etappen (Iterationen, Sprints, Reviews) unterteilt.

Vorteile:

Selbstorganisation der Teams bei Planung und Umsetzung
nach jedem Sprint folgt immer ein Review/Nachprüfung, um aus den gemachten Erfahrungen zu lernen
kontinuierliche Verbesserungsprozess durch Sprints und Reviews
stark ausgeprägter Teamgedanke
ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design
höchste Priorität ist die Zufriedenstellung des Kunden

3. Der hybride Ansatz = Kombinieren der beiden Methoden
Das Beste aus zwei Welten: Die Kombination klassischer und agiler Methoden schafft mehr Flexibilität bei den Projektanforderungen und steigert die Effizienz. Der hybride Ansatz kombiniert die beiden Methoden. Es weden lediglich Teilprojekte agil organisiert – die grundsätzliche Projektstruktur bleibt klassisch.

Vorteile:

agil organisierte Teilprojekte, die in die klassische Aufbau- und Ablauforganisation integriert werden
es werden Aufgabenpakete an die Teilprojekte delegiert und anschließend entweder agil oder klassisch umgesetzt
höhere Effizienz des Projektes
wichtig sind regelmäßige Sprint Reviews der agilen Teilprojekte kombiniert mit Meetings des klassischen Projektmanagements
die klassische Aufbau- und Ablauforganisation können mit den Rollen des agilen Projektmanagements verknüpft werden

Ziel

Hauptziel ist das Abstecken der Projektziele, um einen groben Rahmenplan für den Umfang eines Projekts zu stecken und um Projektinhalte schnell und eindeutig kommunizieren zu können. Dazu gehören unter anderem personelle, zeitliche und ressourcenbetreffende Überlegungen, die in einem Projektauftrag, sowie Lastenheft und Briefing festgehalten werden

Vorgehen

1. SITUATIONS- UND KONTEXTANALYSE

Zunächst muss die Ausgangslage analysiert werden (Welche Gründe für das Projekt gibt
es? Gibt es ein Problem, bestimmte Anforderungen von Kunden, eine Idee oder
Optimierungsbedarf?)
Welche Unternehmenssituation liegt vor? (Wo liegen Chancen und Risiken? Wie steht die
Geschäftsleitung zu dem Projekt?)
Auch der Kontext des Projekts muss beleuchtet werden:
zeitlich: Was ist davor passiert, gegenwärtige Situation, Zukunft
sachlich: Welche Einflussfaktoren und Bedingungen bestehen? Gibt es übergeordnete
Strategien/Konzepte, rechtliche Einschränkungen/Vorgaben?
sozial: Wer ist Zielgruppe? Beschäftigte? Kerngruppe? Wer wird von dem Vorhaben
tangiert?

2. PROJEKTZIELSETZUNG

Meilensteine (was muss in welcher Phase erreicht werden? Was sind messbare
Ergebnisse?)
Projektziele müssen eindeutig und operationalisiert sein
Feststecken eines zeitlichen Umfangs
Welchen Nutzen und welche langfristige Wirkung wird das Projekt auf das
Unternehmen haben?
Welchen Beitrag wird das Projekt zu Unternehmenszielen und -strategien leisten?

3. PROJEKTORGANISATION (Rollenverteilung)

Wer ist Projektleiter?
Welche Rolle hat die Geschäftsleitung?
Welche Ressourcen (finanziell, personell, fachlich, sachlich, Rahmenbedingungen)
bestehen?
Welche Mitglieder sind Teil des Kernteams? Welche Kompetenzen werden benötigt?
Wer ist Projektmanager? Welche Weisungsbefugnis hat er? Was sind dessen
Aufgaben? (Koordinierung, Planung, Controlling…)

4. AUFWANDS- UND KOSTENSCHÄTZUNG

Welche Ressourcen werden beötigt?
Finanzierung (Material, Investitionen, Beratung, Lohnkosten…)
Personal (Arbeitsaufwand von Teammitgliedern, Fertigung, Spezialisten (auch extern), …)
Sachlich (Räume, Werkzeug, Maschinenpark, Sachmittel,…)
Aufwand bzgl. Qualität und Terminierung (Welche Deadlines und Fristen müssen gesetzt werden?)

5. PROJEKTAUFTRAG

Der Projektauftrag ist eine Art von Vertrag zwischen dem Auftraggeber des Projekts und dem Projektteam, der sowohl bei internen, als auch externen Projekten schriftlich abgeschlossen werden sollte. Wenn es sich um ein Großprojekt handelt müssen zudem ein Pflichtenheft und intensivere Dokumentationen festgesetzt werden.

Tipp

Da die Initiierung eine kritische Phase der Produktentwicklung ist, müssen Projektziele durchdacht messbar, realistisch, umsetzbar und verständlich sein.
Es ist dringend notwendig innerhalb des Projektteams Rollen nach benötigten Kompetenzen festzusetzen, zu dokumentieren und Verantwortlichkeiten zuzuweisen.

Quellen